Google Workspace en Microsoft 365

Zakelijke e-mail op je eigen domein, zoals naam@jouwbedrijf.nl, regel je met Google Workspace of Microsoft 365. Bij bouwman.io richt één persoon in Nederland dat voor je in en blijft daarna het aanspreekpunt, zodat mail, agenda’s en documenten gewoon werken.

De inrichting is het deel waar het meestal misgaat. Een abonnement afsluiten kan iedereen; de instellingen bij je domein goed zetten, bestaande mail overzetten zonder dat er iets zoekraakt en zorgen dat je berichten niet in de spambox van je klanten belanden, is een ander verhaal. Dat traject neem ik van begin tot eind over.

Wat je krijgt

• Inrichting van zakelijke e-mailadressen op jouw eigen domeinnaam
• Beheer van gebruikers, rechten, gedeelde postbussen en aliassen
• Hulp bij de overstap van een andere provider, inclusief het overzetten van bestaande mail, contacten en agenda’s
• De domeininstellingen die zorgen dat je mail aankomt en niet als spam wordt gezien
• Aanspreekpunt bij vragen of problemen, zonder eindeloze supportformulieren
• Advies over welk pakket past bij de grootte van je team

Wat is Google Workspace of Microsoft 365 eigenlijk?

Het zijn allebei abonnementen waarmee je zakelijke e-mail, opslag, agenda’s en documenten krijgt onder je eigen domeinnaam. Bij Google Workspace zijn dat Gmail, Drive, Agenda en Docs, maar dan met jouw adres in plaats van een gmail.com-adres. Bij Microsoft 365 zijn dat Outlook, OneDrive en de vertrouwde Office-programma’s, en dan meestal ook met versies die in de browser draaien.

Het verschil met een gewone particuliere account zit vooral in het beheer. Je krijgt een beheeromgeving waarin je gebruikers aanmaakt en weer intrekt, per persoon instelt wat diegene mag, en gedeelde postbussen zoals info@ of administratie@ inricht zonder dat daar een los abonnement voor nodig is. Dat is precies het deel waar de meeste ondernemers niet aan toekomen.

Een zakelijk e-mailadres op je eigen domeinnaam

Je hebt drie dingen nodig: een domeinnaam, een abonnement, en de juiste instellingen bij de partij waar je domein staat. Die laatste stap is het gevoelige deel, want zolang die records niet kloppen, komt je mail niet aan of belandt hij bij de ontvanger tussen de spam.

Een veelgestelde vraag is of het ook gratis kan. Eerlijk antwoord: echt gratis zakelijke e-mail met een eigen domein bestaat nauwelijks meer. Wel zit er bij veel hostingpakketten een of meer mailboxen inbegrepen, en voor een eenmanszaak die alleen mail nodig heeft en verder niets, is dat soms genoeg. Ik zeg dat gewoon als dat in jouw geval het verstandigste is. Een eigen mailserver draaien raad ik vrijwel nooit aan: je bent dan zelf verantwoordelijk voor beschikbaarheid, spamfiltering en reputatie, en dat kost meer aandacht dan de besparing waard is.

Hoe een overstap verloopt

Overstappen van je huidige provider gaat in stappen, en het uitgangspunt is dat je onderweg geen mail mist.

Eerst breng ik in kaart wat er nu staat: welke adressen bestaan er, welke worden echt gebruikt, welke zijn doorstuuradressen, en waar staat je domein geregistreerd. Daarna wordt de nieuwe omgeving ingericht en getest, terwijl je oude mail gewoon blijft doorlopen. Pas als alles klaarstaat, wordt het domein omgezet, doorgaans op een moment waarop het weinig uitmaakt als er een paar minuten vertraging in de bezorging zit.

Bestaande mail, contacten en agenda-items worden overgezet, zodat je archief meekomt en je niet twee programma’s naast elkaar hoeft open te houden. Daarna volgt de afronding: handtekeningen instellen, telefoons en laptops koppelen, en de oude omgeving pas opzeggen als zeker is dat alles is aangekomen.

Google Workspace of Microsoft 365?

Kort gezegd: werk je veel in Word en Excel en is dat je gewoonte, dan is Microsoft 365 meestal de logische keuze. Zit je team al in Gmail en Google Agenda, dan is Google Workspace dat. De functionaliteit overlapt voor het grootste deel, dus de gewoonte van je team weegt vaak zwaarder dan de functielijst. De uitgebreide vergelijking staat in de kennisbank; in een gesprek kom je er meestal binnen tien minuten uit.

Voor wie dit wel en niet is

Dit is bedoeld voor bedrijven die zakelijke e-mail en samenwerkingstools willen zonder zelf uren kwijt te zijn aan de instellingen, en voor bedrijven die overstappen of die zijn gegroeid en waarbij de mail nog steeds is ingericht zoals in het eerste jaar.

Je hebt hier geen hulp voor nodig als je één adres aanmaakt bij een leverancier die je domein al beheert en het daarbij blijft. Dat is een kwestie van een formulier invullen. Het wordt interessant zodra er meerdere gebruikers zijn, er mail moet worden gemigreerd, er gedeelde postbussen nodig zijn, of zodra je merkt dat je berichten niet altijd aankomen.

Hulp nodig bij het inrichten of beheren van Google Workspace of Microsoft 365? Neem contact op.