Wat is Google Workspace, en wat heb je eraan als klein bedrijf?
Bijgewerkt
Google Workspace is de zakelijke versie van de Google-diensten die je privé waarschijnlijk al gebruikt: Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets en Meet. Het verschil is dat alles op je eigen domeinnaam draait, dus je mailt vanaf jij@jouwbedrijf.nl in plaats van een gmail.com-adres, en dat het bedrijf de accounts beheert in plaats van elke medewerker voor zich. Het is een abonnement per gebruiker per maand. Het goedkoopste pakket kost volgens de Nederlandse prijspagina van Google 6,80 euro per gebruiker per maand, exclusief btw.
Vroeger heette het G Suite. Google veranderde de naam in oktober 2020, zo meldde het Workspace-team destijds. Kom je in een oude handleiding of offerte G Suite tegen, dan gaat het dus over hetzelfde product.
Wat zit er precies in Google Workspace?
Bijna alles wat een klein bedrijf op kantoor nodig heeft, behalve een boekhoudpakket. Concreet:
- Gmail voor je mail, op je eigen domein
- Agenda, die je kunt delen met collega’s en waarin je vergaderruimtes of afspraken plant
- Drive voor opslag van bestanden, ook in gedeelde mappen voor het hele team
- Docs, Sheets en Slides, de tegenhangers van Word, Excel en PowerPoint
- Meet voor videobellen en Chat voor korte berichten binnen het team
- Een beheerconsole waarin je gebruikers aanmaakt, wachtwoordregels instelt en accounts afsluit als iemand vertrekt
Dat laatste onderdeel lijkt saai, maar het is waar je eigenlijk voor betaalt. Als een medewerker vertrekt, zet jij het account stil en blijven de mail en bestanden van het bedrijf. Met losse gratis Gmail-adressen loopt alles wat iemand ooit heeft gedeeld mee de deur uit.
Alles werkt in de browser. Je hoeft niets te installeren, en het maakt niet uit of je op een Mac, een Windows-laptop, een Chromebook of je telefoon zit. Office-bestanden openen en bewerken gaat ook, al ziet een ingewikkeld Excel-bestand er in Sheets niet altijd precies hetzelfde uit.
Bestaat Google 365 eigenlijk?
Nee. “Google 365” is een mengvorm van twee namen die veel mensen intikken, en het is begrijpelijk, want de producten lijken op elkaar. Microsoft 365 is het pakket van Microsoft, met Outlook, Word, Excel en Teams. Google Workspace is het pakket van Google. Het zijn twee concurrerende bedrijven met elk hun eigen product. Google is niet van Microsoft en Microsoft niet van Google.
Wat ze gemeen hebben: allebei geven ze je zakelijke mail op je eigen domein, kantoorsoftware, opslag en een beheerpaneel, voor een vergelijkbaar bedrag per maand. Welke van de twee beter bij jou past, hangt vooral af van waar jij en je team al in werken. Dat zoek ik uitgebreid uit in Google Workspace of Microsoft 365: welke past bij jouw bedrijf?.
Wat kost Google Workspace?
Google rekent per gebruiker per maand, en een gebruiker is iemand met een eigen inlog en mailbox. Dit zijn de bedragen op de Nederlandse prijspagina, exclusief btw:
| Abonnement | Prijs per gebruiker per maand | Opslag |
|---|---|---|
| Business Starter | 6,80 euro | 30 GB per gebruiker |
| Business Standard | 13,60 euro | 2 TB per gebruiker |
| Business Plus | 21,10 euro | 5 TB per gebruiker |
De opslag telt Google bij elkaar op voor de hele organisatie, dus de ene collega kan meer gebruiken dan de andere. De Business-abonnementen zijn er voor maximaal 300 gebruikers. Daarboven, of als je specifieke beveiligingseisen hebt, is er Enterprise, waarvoor je een offerte aanvraagt.
Je kunt kiezen tussen maandelijks opzeggen of een contract van een jaar. Gefactureerd wordt er altijd per maand, maar volgens Google bespaar je 16 procent met een jaarcontract. Let daarnaast op de introductieaanbiedingen die Google regelmatig voert: die gelden een beperkte periode en daarna betaal je het normale tarief. Reken dus met de prijs uit de tabel, niet met de korting.
Begin 2025 heeft Google zijn AI-assistent Gemini standaard in de zakelijke abonnementen gestopt, en gingen de prijzen een paar euro per maand omhoog. 9to5Google schreef daar destijds over. In Business Starter krijg je een beperkte versie, vooral in Gmail. In Standard en hoger zit Gemini ook in Docs, Meet en de andere apps. Je kunt het niet weglaten om goedkoper uit te zijn.
Welk pakket heb je nodig? Voor een zzp’er of een klein team dat vooral mailt en af en toe een document deelt, is Starter genoeg. Ik zou pas naar Standard gaan als je tegen de 30 GB aan loopt, en dat gebeurt sneller dan je denkt als je foto’s, video’s of grote ontwerpbestanden in Drive bewaart. Mail en Drive delen namelijk dezelfde opslag.
Wat is het verschil met een gratis Gmail-account?
Het gratis account is voor jou als persoon. Workspace is voor je bedrijf. Dat klinkt als een woordspelletje, maar het heeft drie praktische gevolgen.
Het eerste is je adres. Met gratis Gmail heet je jouwbedrijf@gmail.com, en dat leest op een offerte minder overtuigend dan een adres op je eigen naam. Het tweede is eigendom. Een gmail.com-adres kun je nooit meenemen. Een adres op je eigen domein wel: stap je ooit over naar een andere aanbieder, dan blijft het adres gewoon van jou.
Het derde is beheer, en dat merk je pas als je met meer mensen werkt. In Workspace maak je accounts aan en trek je ze weer in, stel je tweestapsverificatie verplicht voor iedereen en bepaal je wie welke gedeelde mappen ziet. Met een paar losse gratis accounts kan dat allemaal niet.
Daarbovenop krijg je bij Workspace meer opslag dan bij een gratis account en zakelijke ondersteuning als er iets misgaat. Voor een hobbyproject is gratis Gmail prima. Voor een bedrijf dat klanten mailt, is het een besparing op de verkeerde plek.
Is er een gratis versie van Google Workspace?
Een beetje, maar niet met mail. Google heeft een gratis variant die Essentials Starter heet. Je meldt je aan met het werkmailadres dat je al hebt en krijgt dan Drive, Docs, Sheets, Slides, Agenda, Meet en Chat, met 15 GB opslag per gebruiker en maximaal 100 mensen in hetzelfde team. Gmail zit er niet in. Wil je mailen vanaf je eigen domein via Google, dan heb je een betaald abonnement nodig.
Dat maakt Essentials Starter handig voor een specifiek geval: je hebt al zakelijke mail ergens anders en je wilt alleen samenwerken in Google Docs en Drive. Zoek je gratis zakelijke mail op je eigen domein, dan is dit niet het antwoord. Die bestaat bij Google niet.
Waarom niet de mail van je hostingpakket gebruiken?
Bij veel hostingpakketten zit een mailbox inbegrepen, en dan is de vraag logisch: waarom zou je nog per maand per persoon betalen?
Voor een eenmanszaak die alleen wil mailen en verder niets, kan hostingmail volstaan. Ik zeg dat ook gewoon tegen klanten als het zo is. Maar je mist een paar dingen. Gedeelde agenda’s en samen werken in documenten heb je niet. De spamfilters en opslag zijn vaak beperkter. En je mail zit vast aan je website: verhuis je je website naar een andere hostingpartij, dan moet je mail mee, en dat is precies het moment waarop dingen zoekraken. Bij Workspace staat je mail los van je website. Die twee kun je dan elk apart regelen of vervangen.
Zelf een mailserver draaien raad ik vrijwel nooit aan. Je bent dan zelf verantwoordelijk voor bereikbaarheid, beveiliging en de reputatie van je server bij andere mailproviders, en die laatste bepaalt of je mail in de inbox of in de spam belandt. Dat is werk dat je niet wilt hebben voor een besparing van een paar euro per maand.
Voor wie is Google Workspace een goede keuze?
Het past goed als je graag in de browser werkt, als je team privé al Gmail gebruikt, of als je veel samenwerkt met klanten die bestanden via Google Docs delen. Ook voor een team dat op verschillende apparaten werkt, deels op een Mac en deels op een telefoon, is het makkelijk omdat er niets geïnstalleerd hoeft te worden.
Het past minder goed als je hele bedrijf in Word en Excel leeft en je boekhouder alles als Office-bestand verwacht. Dan is Microsoft 365 vaak de kleinere stap.
Heb je eenmaal gekozen, dan begint het eigenlijke werk: je domein koppelen, de DNS-instellingen goed zetten zodat je mail aankomt, en je oude mail overhalen. Hoe dat in zijn werk gaat, lees je in Zakelijke e-mail op je eigen domein: zo werkt het.
Wil je dat liever niet zelf uitzoeken? Workspace inrichten, van domein tot werkende mailbox met je oude mail erin, doe ik voor klanten onder Google Workspace en Microsoft 365. Je krijgt daarna zelf de beheerderstoegang en de uitleg, zodat het van jou is en blijft.