Waarom komt mijn e-mail in de spam terecht?

Als je e-mail bij klanten in de spam terechtkomt, ligt dat meestal niet aan wat er in je bericht staat. Spamfilters beoordelen vooral de afzender. Ze stellen drie vragen: kan jouw domein bewijzen dat deze mail echt van jou komt, heeft jouw domein een goede reputatie, en ziet de inhoud eruit als spam? Bij kleine bedrijven zit het probleem bijna altijd in die eerste vraag, en dat is te repareren met een paar instellingen bij je domeinnaam.

Hoe bewijst je domein dat een mail echt van jou komt?

E-mail is een oud systeem, en het controleert van zichzelf niet wie de afzender is. Iedereen kan een mail versturen met jouwbedrijf.nl als afzender, ook mensen die niets met jouw bedrijf te maken hebben. Omdat spammers dat massaal doen, vertrouwen ontvangende mailservers een afzender pas als het domein zelf bewijs levert.

Dat bewijs bestaat uit een paar bewijsregeltjes bij je domeinnaam. Er zijn er drie, en ik noem ze één keer bij naam. SPF is een lijstje van de servers die namens jouw domein mogen mailen. DKIM is een onzichtbare handtekening onder elke mail, waarmee de ontvanger controleert dat het bericht echt bij jouw domein hoort en onderweg niet is aangepast. En DMARC is de regel die tegen ontvangers zegt wat ze moeten doen met mail die dat bewijs niet kan laten zien: gewoon doorlaten, in de spammap zetten of weigeren. Verderop noem ik ze simpelweg de bewijsregeltjes.

Staan die regeltjes er niet, of half, dan is jouw nette offerte voor een spamfilter niet te onderscheiden van een vervalsing. Dan kiest het filter voor de veilige route: de spammap.

Waarom gaat mail vanaf een gratis adres of via je website vaak mis?

Bij een adres als jouwbedrijf@gmail.com is het domein niet van jou, dus jij kunt er ook niets aan instellen. Gewone mail vanuit Gmail zelf komt prima aan, want Google regelt het bewijs voor zijn eigen domein. Het gaat mis zodra een andere dienst namens dat gratis adres gaat versturen, zoals een nieuwsbriefprogramma of een webshop. Die dienst mag niet namens gmail.com mailen, dus het bewijs klopt niet en de mail belandt in de spam.

Hetzelfde gebeurt met websites. Een contactformulier of webshop verstuurt bevestigingen vanaf de server van je hostingpartij, uit naam van jouw adres. Staat die server niet in het lijstje van je domein, dan faalt het bewijs. Dit is de klassieker achter “klanten zeggen dat ze nooit een bevestiging krijgen”: de website verstuurt de mail wel, maar niemand ziet hem.

Wat is domeinreputatie en hoe raak je die kwijt?

Naast het bewijs kijken ontvangende servers naar gedrag. Ze houden per domein bij hoe eerdere mail zich gedroeg: hoeveel ontvangers hem als spam markeerden, hoeveel adressen niet bestonden, of het volume normaal was. Dat samen is je reputatie.

Die reputatie beschadig je sneller dan je hem opbouwt. Ineens duizend mails versturen waar het er normaal tien per dag zijn, valt op. Een gekochte adressenlijst vol verouderde adressen levert een golf onbestelbare mail op, en de ontvangers die de mail wel krijgen hebben er nooit om gevraagd, dus die klikken op “markeer als spam”. Elk van die klikken telt tegen je, ook bij de mail die je daarna aan gewone klanten stuurt.

Maakt de inhoud van je mail dan niets uit?

Wel iets, maar minder dan mensen denken. Wie mail in de spam ziet belanden, gaat vaak eerst aan de onderwerpregel sleutelen, terwijl het probleem bij het domein zit. Een normale zakelijke mail met normale tekst komt vrijwel altijd aan als het bewijs en de reputatie op orde zijn. Andersom helpt de netste tekst van de wereld niet als je domein niets kan bewijzen.

Wat inhoudelijk wel tegen je werkt: schreeuwerige beloftes, heel veel links of alleen maar afbeeldingen zonder tekst. Maar dat zijn accenten in het oordeel, geen doorslaggevende factor.

Wat eisen Google en Microsoft tegenwoordig van afzenders?

De twee grootste ontvangers zijn de afgelopen jaren strenger geworden, en ze hebben hun eisen openbaar gemaakt. Google stelt in zijn richtlijnen voor afzenders dat iedereen die naar Gmail-adressen mailt minstens een deel van de bewijsregeltjes moet hebben ingesteld. Wie meer dan vijfduizend mails per dag stuurt, moet alle drie de regeltjes hebben, plus een werkende afmeldknop in nieuwsbrieven. Google wil bovendien dat minder dan 0,3 procent van je ontvangers je mail als spam markeert.

Microsoft eist sinds mei 2025 hetzelfde voor mail naar adressen op outlook.com en hotmail.com: grote afzenders zonder de drie bewijsregeltjes zien hun mail eerst in de spammap belanden en daarna geweigerd worden, staat op de postmasterpagina van Microsoft. Die vijfduizend per dag haal jij als klein bedrijf waarschijnlijk nooit, maar de richting geldt voor iedereen: mail zonder bewijs wordt overal wantrouwiger behandeld dan een paar jaar geleden.

Wat controleer je eerst als je mail in de spam belandt?

Begin met de gratis test op internet.nl, een initiatief van de internetgemeenschap en de Nederlandse overheid. Vul bij de e-mailtest je domeinnaam in en je ziet binnen een minuut welke bewijsregeltjes er staan en welke ontbreken. Je hoeft de uitslag niet helemaal te begrijpen; rood bij de anti-phishingonderdelen is genoeg om te weten waar het zit.

Loop daarna na wat er allemaal namens jouw domein mailt. Je eigen mailbox, maar ook je website, je nieuwsbriefdienst, je boekhoudpakket met automatische facturen. Alles wat uit jouw naam verstuurt, moet in het bewijs zijn opgenomen, anders blijft juist die mail hangen.

Ontbreekt er iets, dan zet je de regeltjes goed in de instellingen van je domein. Hoe dat paneel werkt en waar die regeltjes staan, lees je in het artikel over zakelijke e-mail op je eigen domein. Stuur na elke aanpassing een testmail naar een Gmail-adres en een Outlook-adres en kijk waar hij binnenkomt. Dat is geen wetenschappelijke steekproef, maar het vertelt je wel snel of je de goede kant op beweegt.

Wil je dit niet zelf uitzoeken? Deze instellingen goed zetten hoort bij de inrichting die ik verzorg onder Google Workspace en Microsoft 365, inclusief de uitleg erbij, zodat je weet wat er bij jouw domein staat en waarom.