Zakelijke e-mail op je eigen domein: zo werkt het

Zakelijke e-mail op je eigen domein betekent dat je mailt vanaf een adres als jan@jouwbedrijf.nl in plaats van jouwbedrijf@gmail.com. Je hebt er twee dingen voor nodig: een eigen domeinnaam en een mailabonnement dat daaraan gekoppeld wordt. In de praktijk kies je uit twee routes, Google Workspace of Microsoft 365, en die kosten allebei ongeveer 6 tot 7 euro per persoon per maand.

Waarom niet gewoon een gratis Gmail-adres?

Dat kan, en voor een hobby is er niets mis mee. Voor een bedrijf zitten er twee problemen aan. Het eerste is hoe het oogt: een offerte vanaf jouwbedrijf@gmail.com wekt bij veel klanten net dat beetje twijfel dat je niet wilt.

Het tweede probleem is belangrijker en wordt zelden genoemd: eigendom. Een gratis adres is van de aanbieder, niet van jou. Een adres op je eigen domein neem je overal mee naartoe. Stap je ooit over van Google naar Microsoft, of andersom, dan blijft jan@jouwbedrijf.nl gewoon jouw adres. Je klanten merken er niets van.

Wat heb je nodig om te beginnen?

Eerst een domeinnaam, als je die nog niet hebt. Die registreer je bij een registrar, een bedrijf dat domeinnamen uitgeeft. Een .nl-domein kost bij de Nederlandse registrar TransIP bijvoorbeeld 16,50 euro per jaar, exclusief btw. Heb je al een website, dan heb je dat domein al en gebruik je hetzelfde voor je mail. Moet je nog kiezen, dan helpt Een domeinnaam kiezen en registreren voor je bedrijf je aan een naam waar je over vijf jaar nog blij mee bent.

Daarna kies je een van de twee grote maildiensten en maak je daar een account aan voor je bedrijf. Meer is het in de basis niet.

Wat kost zakelijke e-mail per maand?

De twee instapabonnementen ontlopen elkaar weinig. Google Workspace Business Starter kost volgens de prijspagina van Google 6,80 euro per gebruiker per maand; op het moment van schrijven loopt daar een tijdelijke korting van vijftig procent op. Microsoft 365 Business Basic kost volgens de prijspagina van Microsoft 6,07 euro per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw.

Per gebruiker betekent per persoon met een eigen mailbox. Werk je alleen, dan betaal je dus één keer dat bedrag per maand, plus je domeinnaam per jaar. Extra adressen zoals info@ of factuur@ kunnen bij beide diensten als alias op dezelfde mailbox, zonder extra kosten.

Google Workspace of Microsoft 365: hoe kies je?

Ik zet ze allebei op voor klanten, en het eerlijke antwoord is dat de mail zelf bij beide gewoon goed werkt. De keuze hangt af van wat je verder gebruikt. Werk je graag in de browser en ken je Gmail en Google Docs al, dan is Workspace de logische stap. Leef je in Word en Excel, of wil je Teams gebruiken, dan past Microsoft 365 beter. Wat je collega’s of je boekhouder gebruiken mag ook meewegen, want samenwerken binnen hetzelfde systeem is nu eenmaal makkelijker.

Twijfel je, dan is er geen fout antwoord. Overstappen kan later altijd nog, juist omdat het adres van jou is.

Hoe komt je mail op je eigen domein terecht?

Dit is het stuk waar de meeste mensen afhaken, dus in gewone woorden. Bij je domeinnaam hoort een soort instellingenpaneel, de DNS-instellingen. Daarin staan regeltjes die het internet vertellen wat er met jouw domein moet gebeuren.

Voor mail gaat het om een paar van die regeltjes. Het MX-record is het verkeersbord dat zegt: mail voor jouwbedrijf.nl moet bezorgd worden bij Google, of bij Microsoft. Daarnaast zet je een paar bewijsregeltjes neer (ze heten SPF en DKIM) die tegen andere mailservers zeggen: mail die zegt dat hij van dit domein komt, komt ook echt van dit domein. Zonder die bewijzen belandt je mail opvallend vaak in de spammap van je klanten.

Beide diensten vertellen tijdens het aanmelden precies welke regeltjes je moet toevoegen. Het is overtypwerk, maar wel overtypwerk waar een tikfout betekent dat je mail niet aankomt.

Kun je je oude mail meenemen?

Ja. Zowel Google als Microsoft heeft een ingebouwde functie om mail, en meestal ook contacten en agenda, uit je oude mailbox over te halen. Je oude berichten staan daarna gewoon in je nieuwe mailbox. Het overzetten zelf kan bij een volle mailbox een paar uur tot een dag duren, maar je kunt ondertussen gewoon mailen.

De volgorde luistert wel nauw. Eerst het nieuwe account klaarzetten en de oude mail binnenhalen, dan pas het verkeersbord omzetten. Doe je het andersom, dan valt er mail in een gat.

Kun je dit zelf?

Als je een middag hebt en niet bang bent voor een instellingenscherm: ja. Beide aanbieders leiden je er stap voor stap doorheen. De plekken waar het misgaat zijn steeds dezelfde: een tikfout in een DNS-regel, de verkeerde volgorde bij het overzetten, of de ontdekking dat niemand het wachtwoord van het domein-account meer weet.

Dit klaarzetten is mijn dagelijkse werk, van domein tot werkende mailbox met je oude mail erin. Je krijgt daarna de wachtwoorden en de uitleg, zodat je er zelf bij kunt en niet aan mij vastzit. Hoe dat eruitziet lees je op de pagina over Google Workspace en Microsoft 365.