Een professionele e-mailhandtekening instellen in Gmail en Outlook

Een zakelijke e-mailhandtekening bestaat uit vier of vijf regels tekst: je naam, je functie of vakgebied, je bedrijfsnaam, je telefoonnummer, je website en je KVK-nummer. Dat laatste is geen stijlkeuze maar een wettelijke verplichting voor uitgaande zakelijke correspondentie, en e-mail valt daaronder. In Gmail zet je die tekst onder Instellingen bij Handtekening; in Outlook staat hij onder Accounts bij Handtekeningen. Hieronder de exacte klikpaden, plus de dingen die je beter weglaat.

Dat weglaten is de helft van het werk. De meeste handtekeningen die ik tegenkom zijn niet te kort maar te vol, en dat kost je precies de professionaliteit die je ermee probeerde te bereiken.

Wat hoort er echt in?

Je naam, en daaronder wat je doet en voor welk bedrijf. Dan je telefoonnummer, je website, en je KVK-nummer. Klaar.

Het KVK-nummer is het onderdeel dat de meeste eenmanszaken missen. De regels voor bedrijfscorrespondentie schrijven voor dat je handelsnaam en KVK-nummer op uitgaande brieven, offertes en e-mails staan. Reclamemail is uitgezonderd, gewone zakelijke mail niet. Het staat er dus toch al, en dan kun je het net zo goed netjes in je handtekening zetten in plaats van er per mail aan te denken.

Je adres mag, maar hoeft niet. Werk je vanuit huis en staat je woonadres afgeschermd in het Handelsregister, laat het dan weg. Een btw-nummer hoort op je factuur, niet onder elke mail.

Houd het visueel rustig: platte tekst of hooguit je naam vetgedrukt, één lettertype, één kleur, geen kader. Een handtekening moet leesbaar zijn in een klein venster op een telefoon, en dat lukt alleen als er weinig staat.

Wat laat je weg?

Dit lijstje is korter opgeschreven dan het in de praktijk is, want er staat veel onnodigs onder Nederlandse zakelijke mail.

Geen inspirerend citaat. Niemand heeft ooit een opdracht gegund op basis van een uitspraak van Steve Jobs onder je naam, en het gaat wringen op het moment dat je een slechtnieuwsmail stuurt met “Dream big” eronder.

Geen “Denk aan het milieu voordat u deze e-mail print”. Dat zinnetje is al twintig jaar oud en bekend als reflex, niet als standpunt.

Geen juridische disclaimer van tien regels. Zo’n tekst over vertrouwelijkheid heeft in Nederland geen zelfstandige juridische werking richting een ontvanger die nergens mee heeft ingestemd, en hij is bij een gesprek van tien mailtjes over en weer langer dan het gesprek zelf. Werk je in een sector waar het intern verplicht is, houd hem dan kort en zet hem alleen onder de eerste mail.

Geen rij social-media-iconen naar accounts die je nauwelijks bijhoudt. Eén link naar het kanaal waar je echt actief bent, of geen.

Geen bannerplaatje met een actie erin, en geen groot logo. Veel mailprogramma’s blokkeren afbeeldingen standaard, en dan ziet de ontvanger een grijs kruisje in plaats van je huisstijl. Bovendien duiken losse afbeeldingen in mailwisselingen op als bijlage, wat verwarrend is bij het zoeken naar de echte bijlage. Wil je toch een logo: klein, en zorg dat alle informatie ook als tekst in de handtekening staat.

En zet je telefoonnummer nooit alleen in een afbeelding. Iemand die je wil bellen, moet dat nummer kunnen kopiëren.

Hoe stel je een handtekening in in Gmail?

Op de computer, in de browser:

1. Klik rechtsboven op het tandwiel voor Instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken.
2. Blijf op het tabblad Algemeen en scroll naar het kopje Handtekening.
3. Klik op Nieuwe maken, geef de handtekening een naam (bijvoorbeeld “standaard”) en typ je tekst in het vak ernaast.
4. Kies daaronder bij de standaardinstellingen welke handtekening onder nieuwe mails komt en welke onder antwoorden en doorgestuurde berichten. Wil je hem ook onder je antwoorden, zet hem dan bij allebei.
5. Scroll helemaal naar beneden en klik op Wijzigingen opslaan. Die knop staat ver onderaan de pagina en wordt structureel over het hoofd gezien, dus controleer of je hem echt hebt geraakt.

Je kunt meerdere handtekeningen aanmaken en per mail wisselen via het pennetje in de opstelbalk. Handig als je een uitgebreide versie voor eerste contacten wilt en een korte voor lopende gesprekken. Google noemt een maximum van 10.000 tekens inclusief afbeeldingen, wat je alleen haalt als je iets doet wat je niet moet willen.

Op je telefoon werkt het anders: de Gmail-app heeft een eigen instelling onder Instellingen, je account, en dan de handtekening voor mobiel. Die staat los van je handtekening op de computer, dus als je op je telefoon “Verzonden vanaf mijn Android” onder je mail hebt staan, komt het daar vandaan.

Hoe stel je een handtekening in in Outlook?

Dat hangt af van welke Outlook je gebruikt, want er zijn er twee met een verschillend menu.

In de nieuwe Outlook voor Windows en in Outlook op het web:

1. Klik rechtsboven op het tandwiel voor Instellingen.
2. Ga naar Accounts en dan naar Handtekeningen.
3. Klik op Voeg een handtekening toe, geef hem een herkenbare naam en typ je tekst in het bewerkvak.
4. Kies onderin voor welke berichten hij automatisch gebruikt wordt: nieuwe berichten, en antwoorden en doorgestuurde berichten.
5. Klik op Opslaan.

In de klassieke Outlook voor Windows loopt het via een nieuw bericht:

1. Open een nieuw e-mailbericht.
2. Klik op het tabblad Bericht op Handtekening en dan op Handtekeningen.
3. Kies bovenin bij E-mailaccount het account waar de handtekening bij hoort. Dit is de stap die mensen overslaan als ze meerdere accounts in Outlook hebben, waarna de handtekening onder de verkeerde mails verschijnt.
4. Klik op Nieuw, geef de handtekening een naam en typ je tekst in het vak Handtekening bewerken.
5. Kies rechtsboven bij Standaardhandtekening kiezen welke handtekening onder Nieuwe berichten komt en welke onder Antwoorden en doorgestuurde berichten.
6. Klik op OK.

Microsoft beschrijft beide routes in zijn eigen handleiding. Weet je niet welke versie je hebt: staat er rechtsboven een schuifje “Nieuwe Outlook”, dan zit je in de nieuwe.

Hoe zit het met de handtekening op je telefoon?

Elk apparaat en elke app heeft zijn eigen handtekening, en die worden niet gesynchroniseerd. Daarom staat er bij zoveel ondernemers “Verzonden vanaf mijn iPhone” onder een offerte.

Vervang die standaardtekst door een korte versie van je echte handtekening: je naam, je bedrijf en je telefoonnummer. Op een iPhone staat dat onder Instellingen, Apps, Mail, Handtekening. In de Gmail-app en de Outlook-app zit het in de instellingen van de app zelf, per account. Doe dit één keer voor elk apparaat waarmee je zakelijk mailt, dan is het geregeld.

Werkt dit ook voor je hele team?

Als je met meerdere mensen werkt, wil je meestal dat iedereen dezelfde opmaak gebruikt. Dat kan centraal: zowel Google Workspace als Microsoft 365 kan handtekeningen vanuit de beheeromgeving opleggen aan alle gebruikers, zodat niemand zijn eigen variant met een ander lettertype hoeft te verzinnen.

Praktische kanttekening: bij een centraal opgelegde handtekening ziet de afzender die zelf niet in zijn opstelvenster staan, omdat hij pas bij verzending wordt toegevoegd. Dat is normaal, maar het levert altijd één verwarde melding op van iemand die denkt dat het niet werkt.

Inrichten van mailboxen, gebruikers en dit soort instellingen is het dagelijkse werk onder Google Workspace en Microsoft 365. Wil je gewoon dat het één keer goed staat, voor iedereen, dan neem ik dat over.