Automatisering

Taken automatiseren betekent dat terugkerend handwerk, zoals gegevens overtypen of standaardmails versturen, voortaan vanzelf gebeurt via een koppeling tussen je systemen. Bij bouwman.io bouwt één persoon in Nederland die koppelingen met Make of Zapier, en legt in gewone taal uit hoe ze werken.

Er komt meestal geen nieuwe software bij kijken. De tools die je al gebruikt, je formulier, je boekhoudpakket, je agenda, je e-mail, gaan met elkaar praten, zodat gegevens vanzelf van de ene plek naar de andere gaan. Jij merkt er in het gunstigste geval niets van, behalve dat een taak die je elke week deed er niet meer is.

Wat je krijgt

• Een analyse van welke handmatige taken zich lenen voor automatisering, en welke niet
• Koppelingen tussen de systemen die je al gebruikt, gebouwd in Make of Zapier
• Workflows die getest zijn met echte gegevens voordat ze live gaan
• Documentatie zodat je snapt wat er gebeurt, ook zonder technische achtergrond
• Foutafhandeling, zodat je het merkt als er iets misgaat in plaats van het weken later te ontdekken
• Aanpassingen en uitbreidingen als je processen veranderen

Hoe automatiseer je een klein bedrijf in de praktijk?

Het begint met een gesprek over je week. Niet over techniek, maar over wat je feitelijk doet: welke berichten je overtypt, welke lijstjes je bijhoudt, waar je elke maandagochtend mee begint. Uit dat gesprek komen bijna altijd drie of vier taken naar voren die zich herhalen en die steeds hetzelfde patroon volgen.

Daarna kiezen we er één om mee te beginnen. Bij voorkeur iets kleins en duidelijks, zodat je snel ziet wat het oplevert en hoe zo’n koppeling zich gedraagt. Ik breng in kaart welke systemen erbij betrokken zijn en of ze een bruikbare koppeling hebben, want dat is de eerste vraag die beantwoord moet worden. De meeste tools met een API of een kant-en-klare integratie kunnen mee.

Vervolgens wordt de workflow gebouwd en getest, met echte gegevens, want testgevallen zien er altijd netter uit dan de praktijk. Pas als hij doet wat hij moet doen, gaat hij aan. Je krijgt uitleg over wat er precies gebeurt, in welke volgorde en wat je ziet als er iets misgaat. Daarna is uitbreiden makkelijker, omdat de koppelingen die er dan liggen vaak opnieuw te gebruiken zijn.

Welke handmatige taken lenen zich hiervoor?

De vuistregel is simpel: kost een taak elke week of elke maand echt tijd, en verloopt die taak min of meer altijd hetzelfde? Dan is het meestal de moeite waard. Denk aan een ingevuld contactformulier dat vanzelf een lead aanmaakt, factuurherinneringen die op tijd de deur uit gaan zonder dat jij het bijhoudt, of bestanden die klanten aanleveren en die automatisch in de juiste map terechtkomen. In de kennisbank staan tien uitgewerkte voorbeelden, inclusief een die op deze site zelf draait: de Instagram-feed op de website.

Wat zich er niet voor leent, is werk waar een oordeel bij komt kijken. Een persoonlijke reactie op een klant, een offerte op maat, een keuze die elke keer anders uitpakt. Automatisering is sterk in herhaling, niet in beoordelen. Als iemand je belooft dat alles te automatiseren is, klopt dat niet.

Wat als er iets stukgaat?

Dat hoort erbij, dus het is eerlijker om het te benoemen. Koppelingen breken soms, meestal doordat een van de gekoppelde systemen iets wijzigt: een veld dat anders gaat heten, een inlog die verloopt, een leverancier die zijn API aanpast. Daarom bouw ik er meldingen in, zodat een stille storing niet wekenlang onopgemerkt blijft. En daarom hoort een korte documentatie erbij, ook als je later met iemand anders verder werkt. Aanpassen als er iets verandert kan altijd; dat bespreken we dan gewoon.

Voor wie dit wel en niet is

Dit is bedoeld voor bedrijven die merken dat handmatig werk tijd kost die beter ergens anders aan besteed kan worden, en voor ondernemers die wel zien dat het anders kan maar niet weten waar ze moeten beginnen.

Het is niet voor je bedoeld als de taak die je wilt automatiseren uit twee stappen bestaat en je een beetje handigheid hebt met dit soort tools. Zapier en Make zijn juist gemaakt om zelf mee te klikken, en een simpele koppeling zet je in een middag zelf in elkaar. Uitbesteden wordt pas interessant als er meerdere systemen bij betrokken zijn, als er iets moet gebeuren met gegevens die onderweg omgezet of gecontroleerd moeten worden, of als je wilt dat iemand ernaar kijkt wanneer het stukgaat.

Benieuwd welke taken in jouw bedrijf automatisch kunnen? Neem contact op.